Am Ende eines jeden Jahres wird es in Finanzabteilungen oft zunehmend hektisch.
Neben den vielfältigen Aufgaben im Zuge der Jahresabschlussarbeiten werden bereits die Vorbereitungen für die Planung der kommenden Jahre angestoßen/vertieft. Nicht nur das fast abgelaufene Jahr muss geschlossen werden, sondern auch viele Planungsthemen liegen auf dem Tisch.
Die Geschäftsführer und Investoren benötigen zeitnah die Reportings, Bewertungen werden vorgenommen und Budgets gesetzt.
Damit der Überblick aller relevanter Themen nicht verloren geht, haben wir eine Liste zusammengestellt, die bei der Organisation helfen kann:
Vor Beginn der Abschlussarbeiten kann es hilfreich sein, mit allen Beteiligten eine Prozess-Roadmap zu erstellen. Wichtige Prozesse und Arbeitsabläufe sollten aufgenommen und mit Fristen und Verantwortlichkeiten versehen werden. Der Einsatz eines dynamischen Gant-Charts kann sich hierfür anbieten. Dies ermöglicht eine Übersicht zum aktuellen Verlauf, von Zuständigkeiten, Abhängigkeiten und hilft dabei Engpässe frühzeitig zu erkennen.
Alle Abschlussalden der Geldkonten wie Paypal, Bank, Kreditkarten, Kasse sowie vereinbarte Darlehen sollten mit den Bestandskonten im Buchungssystem übereinstimmen.
Darunter fällt die Zählung aller Vorräte, Lagerwaren wie fertige und unfertige Erzeugnisse sowie Maschinen, Anlagen, Ausstattungen, Büroequipment und die zur Verfügung gestellten Laptops/Arbeitsmittel. Eine kontinuierliche Pflege dieser Bestände schont die Ressourcen am Jahresende.
Revolvierende Kosten wie Miete, Leasingverträge und Beitragszahlungen oder Versicherungen können jährlichen Anpassungen unterliegen. Vor diesem Hintergrund sollten diese Buchhaltungskonten dahingehend überprüft werden, dass alle Zahlungen ordnungsgemäß vorgenommen wurden und Verträge aktuell sind.
Durch die Zuordnung aller Ein- und Ausgänge bei den Zahlungen mit den entsprechenden Belegen verbleibt eine Übersicht der zu klärenden Positionen. Eine solche Übersicht der offenen Posten für Debitoren- und Kreditorenkonten ermöglicht ein organisiertes Vorgehen und kann bereits unterjährig fortlaufend genutzt werden.
Die Übersicht der offenen Posten lässt sich in der Regel gut aufteilen, vielleicht ist hier sogar schon ersichtlich welche Abteilungen bei der Erbringung der Rechnungen behilflich sein können. Das Einplanen von ausreichend Zeit und das Einbinden von Verantwortlichen zum Nachhalten der Anfragen gibt dem Prozess Struktur.
Offene Forderungen, die nach dem Grundsatz der kaufmännischen Vorsicht als zweifelhaft gelten, müssen in der Bilanz entsprechend angepasst werden. Dies kann über eine Einzel- oder Pauschalwertberichtigung erfolgen. Für ungewisse Verbindlichkeiten wie zB. Garantieleistungen, Urlaubsansprüche, Rechtsstreitigkeiten, Steuern oder auch Pensionen sind entsprechende Rückstellungen zu bilden
Planmäßige Abschreibungen von abnutzbaren Anlagevermögen sind in den meisten
Buchhaltungssystemen leicht nachzuverfolgen und zu implementieren. Anders sieht es bei den außerplanmäßigen Abschreibungen aus. Hierunter fallen z.B. Beschädigungen an Maschinen, Unfälle bei Firmenwagen oder Unfälle wie Brände in einem Warenlager. Hier ist es hilfreich unterjährig die Aufstellungen regelmäßig sauber zu pflegen.
Unterkonten werden geschlossen und den Hauptkonten zugeführt. Aus diesen werden die Konto-Salden in die Bilanz übernommen.
Auflistung aller Anfangs und Endbestände gegliedert nach Bestands- und Erfolgskonten.
In Abhängigkeit von der Unternehmensform stellen Aufsichtsrat oder Geschäftsführer den Abschluss fest und unterzeichnen diesen.