Monatsabschluss Prozess – Organisationstipps für Startups
Der Monatsabschluss umfasst alle Tätigkeiten, mit deren Hilfe eine Buchungsperiode abgeschlossen wird. Dies beinhaltet sowohl die Zusammenstellung bestimmter Daten als auch die Überprüfung der Transaktionen aus dem entsprechenden Monat. Eine fristgerechte Bereitstellung des Monatsabschlusses kann schnell zu einer Herausforderung werden, unabhängig davon ob die Buchhaltung im Unternehmen selbst oder in der Zusammenarbeit mit einer Beratungskanzlei erfolgt.
Warum ist die Erstellung so hilfreich?
Während lediglich für die meisten börsennotierten Unternehmen eine Verpflichtung zur Erstellung eines halbjährlichen Abschlusses besteht, kann dennoch jedes Unternehmen von der Erstellung und Nutzung eines Monatsabschlusses profitieren.
Diese Zwischenberichterstattung vereinfacht die Umsatzsteuervoranmeldung, beschleunigt in der Regel die Erstellung des Jahresabschlusses und erfüllt zudem eine wichtige Kontroll- und Berichtsfunktion. Die zusammengetragenen Daten geben Überblick über die aktuelle Vermögens-, Finanz- und Ertragslage, decken Schwankungen auf, ermöglichen die Ableitungen von Entscheidungen für die Zukunft und bilden die Grundlage für Investorengespräche.
Checkliste: was muss gemacht werden:
Kontrolle der Vollständigkeit oder auch, die vorbereitende Buchhaltung
Belege sammeln, digitalisieren, den Kontobewegungen zuordnen und dem Steuerberater zur Verfügung stellen. Je höher der Betrag, desto wichtiger wird es, dass alle Rechnungsmerkmale erfüllt sind.
Abgrenzung der Geschäftsvorfälle
Geschäftsereignisse werden periodengerecht abgegrenzt indem nur die Ereignisse des jeweiligen Monats berücksichtigt werden.
Erstellung der GuV
Diese dient dazu, den Gewinn und Verlust innerhalb der Periode darzustellen.
Berechnung der Umsatzsteuer
Die abzuführende Umsatzsteuer wird ermittelt.
Erstellung der Monatsbilanz
Mit der Übertragung aller Buchführungskonten auf die Konten des Hauptbuches erhält man die Darstellung als Monatsbilanz
Welche Herausforderungen bringt der Abschluss mit sich?
- Nicht vorhanden oder unklare Prozesse
- Ineffiziente oder fehlende Automatisierung
- Zahlungen die nicht zugeordnet werden können
- Buchungskonten die sich nicht ausziffern lassen
- Fehlende Belege, Unterlagen oder Freigaben
- Falsche Zuordnungen oder Duplikate
Tipps um sich besser aufzustellen
1. Vorbereitende Buchhaltung
Die vorbereitende Buchhaltung steht am Anfang des Prozesses für die Erstellung eines Monatsabschlusses. Eine strukturierte Zuarbeit und definierte Abläufe verteilen die Aufgaben gleichmäßig und entzerren somit den auftretenden Handlungsbedarf am Monats- und Jahresende.
Gute digitale Lösungen erleichtern den Überblick über Belege sowie die dazugehörigen Geldbewegungen. Der Steuerberatung bzw. der (externen) Buchhaltung kann ein digitaler Zugriff eingeräumt werden und die Auswertung kann schneller erstellt werden.
2. Prozesse unternehmensweit definieren
Die Buchhaltung läuft nicht erst in der Finanzabteilung an. Prozesse und Richtlinien für Ausgaben, Belegmanagement und Freigaben erleichtern die Arbeit im Finanzteam. Wenn am Ende des Monats nicht klar ist, welche Ausgaben von welcher Person oder Abteilung getätigt wurden und wo die entsprechenden Belege zu finden sind, verzögert das den Abschluss.
3. Schnittstellen zwischen Systemen richtig aufsetzen und nutzen
In der Zwischenzeit gibt es viele Tools die den Alltag einer Finanzabteilung vereinfachen können. Sind diese nur unzureichend implementiert // aufgesetzt oder Schnittstellen werden nicht genutzt, schaffen sie oft nicht den gewünschten Mehrwert oder verlagern den manuellen Prozess dahingehend, dass Exporte von einem in ein anderes System gespielt werden müssen.
4. Nacharbeit
Die Nacharbeit hat ebenfalls einen bedeutenden Stellenwert. In der Regel gibt es fehlende Belege, eine Nachjustierung in der Abgrenzung oder Schwierigkeiten in der Zuordnung. Die Bereinigung sollte während der fortlaufenden täglichen Aufgaben nicht vernachlässigt werden. Erfolgt dies nicht, verschieben sich diese Tätigkeiten auf das Jahresende, was die Erstellung des Jahresabschlusses erschwert, da eine Nachvollziehbarkeit hierdurch schwieriger wird.
Eine vollständige Implementierung passender Finance-Lösungen und individuell aufgesetzte Prozesse treten durch die schnelle Wachstumsgeschwindigkeit und der damit einhergehenden begrenzten Kapazitäten innerhalb der Startups nicht selten vorübergehend in den Hintergrund